Como funciona a Nota Fiscal Eletrônica NF-e

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento digital que contém dados tributários referentes a transações comerciais realizadas pelas empresas brasileiras de inúmeras categorias.

Basicamente, ela apresenta informações completas sobre a movimentação de produtos ou serviços para controle de impostos por parte da Secretaria da Fazenda Estadual e da Receita Federal.

A implantação da NF-e faz parte do SPED (Sistema Público Escrituração Digital), um programa desenvolvido pelo governo para substituir os documentos fiscais em papel por arquivos informatizados.

O SPED começou a ser aplicado em 2007, e desde então, os Estados passaram a adotar gradativamente a Nota Fiscal Eletrônica para realizar o monitoramento fiscal.

Se você tem dúvidas e quer saber o que sua empresa precisa fazer para começar a emitir a NF-e, nós preparamos um guia com os principais esclarecimentos sobre o tema. Confira as orientações.

Diferenças entre Nota Fiscal Tradicional e Nota Fiscal Eletrônica

Nota Fiscal Eletrônica

O modelo tradicional das notas fiscais consiste em um conjunto de três vias que devem ser emitidas em um formulário específico impresso em gráfica. A composição dos documentos funciona assim:

  • 1ª via – cliente.
  • 2ª via – empresa.
  • 3ª via – contador da empresa.

Neste sistema, a empresa precisa mandar todas as notas da movimentação mensal ao escritório de contabilidade. Por sua vez, o contador deve encaminhar os documentos à Secretaria da Fazenda do Estado.

Com a tecnologia da NF-e, os procedimentos são simplificados e permitem mais agilidade para todos os envolvidos no processo, ou seja, empresário, cliente e Fisco. Neste caso, as três vias de papel são substituídas por apenas um arquivo digital em formato XML.

Mas como funciona este serviço informatizado? Funciona da seguinte forma: ao realizar uma venda, a empresa emite o arquivo XML correspondente à nota fiscal e envia para o e-mail do cliente. Este documento é chamado de DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), e pode ser emitido para consumidores Pessoa Física ou Pessoa Jurídica. Abaixo você pode visualizar em exemplo do DANFE.

DANFE

Envio da Nota Fiscal Eletrônica para a SEFAZ

Por sua vez, ao fechar a movimentação mensal, a empresa reúne todos os arquivos XML emitidos durante o período e despacha para o escritório de contabilidade. A partir daí, o contador fica responsável por transmitir os dados à SEFAZ.

Todas as transações realizadas no sistema da Nota Fiscal Eletrônica são seguras. A autenticação das operações é garantida por meio de um certificado digital que o empresário deve adquirir junto a órgãos credenciados pelo governo.

Consulta da Nota Fiscal Eletrônica

Caso precise fazer alguma consulta futura, o cliente tem até 180 dias para acessar o DANFE no site da NF-e e imprimir quantas vezes forem necessárias. Para isso, basta informar a chave de acesso que vem impressa na nota original.

Consulta NFE

Desta forma, não é mais preciso solicitar a impressão de uma segunda via em um formulário específico, como acontece no modelo tradicional. A Nota Fiscal Eletrônica registrada em um papel A4 possui a mesma validade.

Como emitir a NF-e

Para começar a emitir a Nota Fiscal Eletrônica, a empresa precisa cumprir alguns requisitos obrigatórios. Veja o passo a passo:

1. Obter o Certificado Digital

Como explicamos acima, é necessário possuir uma certificação digital para trabalhar com a NF-e, pois é este instrumento que confere validade às operações. Para isso, o empresário precisa adquirir um certificado emitido por uma autoridade credenciada pela ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas).

2. Realizar o credenciamento na Secretaria da Fazenda

O próximo passo é obter o credenciamento na Secretaria da Fazenda. Os procedimentos variam de acordo com o Estado, mas não costumam ser complicados. Neste caso, você pode pedir orientações do seu contador para realizar o cadastro do jeito certo.

3. Instalar o sistema de emissão de Nota Fiscal Eletrônica

Com o cadastro regularizado, chega o momento de instalar um sistema para emitir as notas fiscais. Algumas Secretarias da Fazenda disponibilizam um software para download, porém, é necessário analisar se ele atende todas as necessidades da empresa.

Em paralelo, existem inúmeros programas disponíveis na internet, tanto pagos quanto gratuitos. Mas, lembre-se: é importante analisar todas as funções que cada um deles oferece antes de fazer a escolha.

4. Emitir as notas fiscais

Com o software instalado, agora é só começar a fazer a emissão da NF-e para os clientes. Antes de faturar as primeiras notas oficiais, é recomendável realizar alguns testes de adequação ao sistema.

Vantagens da Nota Fiscal Eletrônica

Já mencionamos que a agilidade no envio das informações é uma das principais vantagens da Nota Fiscal Eletrônica. No entanto, há ainda outros pontos positivos que devem ser considerados. Veja alguns deles:

  • Segurança na transferência de dados
  • Economia de custos com papel
  • Economia de custos com impressão
  • Praticidade para armazenar os documentos
  • Facilidade para consultar os dados
  • Aumento do controle das notas emitidas
  • Redução de fraudes fiscais
  • Rapidez para liberar mercadorias

Obrigatoriedade da Nota Fiscal Eletrônica

Por enquanto, a adesão à Nota Fiscal Eletrônica é facultativa. No entanto, a tendência é que cada vez mais empresas sejam orientadas a aderir ao sistema. Somente desta forma será possível substituir 100% das notas de papel pelos arquivos digitais, como deseja o governo.

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