A Nota Fiscal Eletrônica é um documento digital que contém dados tributários referentes a transações comerciais realizadas pelas empresas brasileiras de inúmeras categorias.
Basicamente, ela apresenta informações completas sobre a movimentação de produtos ou serviços para controle de impostos por parte da Secretaria da Fazenda Estadual e da Receita Federal.
A implantação da NF-e faz parte do SPED (Sistema Público Escrituração Digital), um programa desenvolvido pelo governo para substituir os documentos fiscais em papel por arquivos informatizados.
O SPED começou a ser aplicado em 2007, e desde então, os Estados passaram a adotar gradativamente a Nota Fiscal Eletrônica para realizar o monitoramento fiscal.
Se você tem dúvidas e quer saber o que sua empresa precisa fazer para começar a emitir a NF-e, nós preparamos um guia com os principais esclarecimentos sobre o tema. Confira as orientações.
Diferenças entre Nota Fiscal Tradicional e Nota Fiscal Eletrônica
O modelo tradicional das notas fiscais consiste em um conjunto de três vias que devem ser emitidas em um formulário específico impresso em gráfica. A composição dos documentos funciona assim:
- 1ª via – cliente.
- 2ª via – empresa.
- 3ª via – contador da empresa.
Neste sistema, a empresa precisa mandar todas as notas da movimentação mensal ao escritório de contabilidade. Por sua vez, o contador deve encaminhar os documentos à Secretaria da Fazenda do Estado.
Com a tecnologia da NF-e, os procedimentos são simplificados e permitem mais agilidade para todos os envolvidos no processo, ou seja, empresário, cliente e Fisco. Neste caso, as três vias de papel são substituídas por apenas um arquivo digital em formato XML.
Mas como funciona este serviço informatizado? Funciona da seguinte forma: ao realizar uma venda, a empresa emite o arquivo XML correspondente à nota fiscal e envia para o e-mail do cliente. Este documento é chamado de DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), e pode ser emitido para consumidores Pessoa Física ou Pessoa Jurídica. Abaixo você pode visualizar em exemplo do DANFE.
Envio da Nota Fiscal Eletrônica para a SEFAZ
Por sua vez, ao fechar a movimentação mensal, a empresa reúne todos os arquivos XML emitidos durante o período e despacha para o escritório de contabilidade. A partir daí, o contador fica responsável por transmitir os dados à SEFAZ.
Todas as transações realizadas no sistema da Nota Fiscal Eletrônica são seguras. A autenticação das operações é garantida por meio de um certificado digital que o empresário deve adquirir junto a órgãos credenciados pelo governo.
Consulta da Nota Fiscal Eletrônica
Caso precise fazer alguma consulta futura, o cliente tem até 180 dias para acessar o DANFE no site da NF-e e imprimir quantas vezes forem necessárias. Para isso, basta informar a chave de acesso que vem impressa na nota original.
Desta forma, não é mais preciso solicitar a impressão de uma segunda via em um formulário específico, como acontece no modelo tradicional. A Nota Fiscal Eletrônica registrada em um papel A4 possui a mesma validade.
Como emitir a NF-e
Para começar a emitir a Nota Fiscal Eletrônica, a empresa precisa cumprir alguns requisitos obrigatórios. Veja o passo a passo:
1. Obter o Certificado Digital
Como explicamos acima, é necessário possuir uma certificação digital para trabalhar com a NF-e, pois é este instrumento que confere validade às operações. Para isso, o empresário precisa adquirir um certificado emitido por uma autoridade credenciada pela ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas).
2. Realizar o credenciamento na Secretaria da Fazenda
O próximo passo é obter o credenciamento na Secretaria da Fazenda. Os procedimentos variam de acordo com o Estado, mas não costumam ser complicados. Neste caso, você pode pedir orientações do seu contador para realizar o cadastro do jeito certo.
3. Instalar o sistema de emissão de Nota Fiscal Eletrônica
Com o cadastro regularizado, chega o momento de instalar um sistema para emitir as notas fiscais. Algumas Secretarias da Fazenda disponibilizam um software para download, porém, é necessário analisar se ele atende todas as necessidades da empresa.
Em paralelo, existem inúmeros programas disponíveis na internet, tanto pagos quanto gratuitos. Mas, lembre-se: é importante analisar todas as funções que cada um deles oferece antes de fazer a escolha.
4. Emitir as notas fiscais
Com o software instalado, agora é só começar a fazer a emissão da NF-e para os clientes. Antes de faturar as primeiras notas oficiais, é recomendável realizar alguns testes de adequação ao sistema.
Vantagens da Nota Fiscal Eletrônica
Já mencionamos que a agilidade no envio das informações é uma das principais vantagens da Nota Fiscal Eletrônica. No entanto, há ainda outros pontos positivos que devem ser considerados. Veja alguns deles:
- Segurança na transferência de dados
- Economia de custos com papel
- Economia de custos com impressão
- Praticidade para armazenar os documentos
- Facilidade para consultar os dados
- Aumento do controle das notas emitidas
- Redução de fraudes fiscais
- Rapidez para liberar mercadorias
Obrigatoriedade da Nota Fiscal Eletrônica
Por enquanto, a adesão à Nota Fiscal Eletrônica é facultativa. No entanto, a tendência é que cada vez mais empresas sejam orientadas a aderir ao sistema. Somente desta forma será possível substituir 100% das notas de papel pelos arquivos digitais, como deseja o governo.
Você acabou de conferir as informações sobre a Nota Fiscal Eletrônica. Se elas foram úteis para você, compartilhe com seus amigos no Facebook ou clique no botão “Curtir”. E caso você tenha alguma dúvida, escreva a sua pergunta na seção de comentários.
